Chính sách Bảo mật và Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân

Chính sách Bảo mật này được xây dựng tuân thủ nghiêm ngặt theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân, Luật An toàn thông tin mạng và các quy định quản lý thương mại điện tử của Việt Nam. Công ty Cổ phần Hemidi đóng vai trò là Bên Kiểm soát và Xử lý Dữ liệu Cá nhân đối với các thông tin thu thập qua nền tảng Selling Sync. Chúng tôi cam kết bảo vệ sự riêng tư, tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu của Khách hàng theo các tiêu chuẩn kỹ thuật hiện đại nhất.

Để vận hành phần mềm và cung cấp dịch vụ, Hemidi thực hiện thu thập các nhóm dữ liệu sau:

• Dữ liệu Cá nhân đại diện: Họ và tên, chức danh, địa chỉ email công việc, số điện thoại liên hệ, địa chỉ IP, nhật ký đăng nhập và thông tin xác thực tài khoản.
• Dữ liệu Thanh toán: Lịch sử giao dịch, thông tin xuất hóa đơn tài chính, phương thức thanh toán. Thông tin thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ quốc tế được xử lý mã hóa trực tiếp qua cổng thanh toán trung gian đạt chuẩn bảo mật PCI-DSS; Hemidi không trực tiếp lưu trữ dữ liệu số thẻ thô của Khách hàng.
• Dữ liệu Kinh doanh gian hàng: Thông tin kết nối cửa hàng (storefronts), mã danh mục ASIN, SKU, số lượng tồn kho, giá bán, dữ liệu đơn hàng, chỉ số chiến dịch quảng cáo CPC, dữ liệu đối soát tài chính thu thập từ API các sàn thương mại điện tử được Khách hàng tích hợp, các dữ liệu về đơn hàng gồm thông tin khách hàng, địa chỉ ship,vv... và các thông tin được API của sàn trả về. Việc xử lý các dữ liệu này theo quy định của sàn, của pháp luật các nước mà khách hàng kinh doanh và pháp luật Việt Nam.
• Dữ liệu xác thực định danh điện tử từ VNeID: Khi Khách hàng thực hiện quy trình liên kết tài khoản theo quy định, Selling Sync sẽ ghi nhận các thông tin được chia sẻ hợp pháp từ hệ thống xác thực định danh điện tử quốc gia bao gồm: Họ và tên, Số định danh cá nhân (CCCD/Số hộ chiếu), Số điện thoại đăng ký chính chủ, Trạng thái xác thực tài khoản (Mức độ 2), và thông tin pháp nhân đại diện (nếu có).

Dữ liệu thu thập được xử lý dựa trên sự đồng ý của Khách hàng và yêu cầu thực hiện hợp đồng dịch vụ, phục vụ các mục đích:

• Thiết lập, xác thực và quản lý tài khoản người dùng trên hệ thống Selling Sync.
• Thực thi các tính năng kỹ thuật cốt lõi của phần mềm: đồng bộ tồn kho tự động, xử lý luồng đơn hàng, đưa ra dự báo tái nhập hàng và tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo bằng AI.
• Tính toán cước phí dịch vụ, xử lý giao dịch thanh toán và xuất hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định pháp luật thuế.
• Gửi các thông báo kỹ thuật, cập nhật tính năng, cảnh báo bảo mật và tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ qua email contact@hemidi.com.
• Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý, kiểm toán và báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Mục đích xử lý dữ liệu định danh: Chúng tôi xử lý dữ liệu từ VNeID nhằm phục vụ mục đích: (i) Xác minh danh tính hợp pháp của chủ tài khoản vận hành trên nền tảng; (ii) Phòng chống các hành vi gian lận thương mại, lừa đảo, giả mạo thông tin kinh doanh; (iii) Tuân thủ nghĩa vụ báo cáo và kiểm soát dữ liệu người bán trên môi trường điện tử theo yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền.

Hemidi áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến để bảo đảm an toàn dữ liệu:

• Mã hóa Dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu truyền tải giữa thiết bị Khách hàng và máy chủ Selling Sync được mã hóa qua chuẩn TLS 1.3. Dữ liệu lưu trữ trên cơ sở dữ liệu được mã hóa theo tiêu chuẩn AES-256.
• Cách ly Dữ liệu Doanh nghiệp (Enterprise Data Isolation): Hệ thống được thiết kế theo kiến trúc đa người dùng (multi-tenant) với cơ chế phân tách logic nghiêm ngặt. Dữ liệu kinh doanh, giá bán và danh mục hàng hóa của Khách hàng này hoàn toàn bị cách ly, không một Khách hàng hoặc bên thứ ba nào khác có quyền truy cập.
• Quy định về Huấn luyện AI: Hemidi cam kết không sử dụng dữ liệu kinh doanh độc quyền hoặc thông tin bán hàng chi tiết của Khách hàng để huấn luyện các mô hình AI công khai làm ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh của Khách hàng.

Hemidi không bán, cho thuê hoặc thương mại hóa dữ liệu của Khách hàng cho bất kỳ bên thứ ba nào. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong các phạm vi giới hạn sau:

• Cho các đơn vị cung cấp hạ tầng máy chủ điện toán đám mây đạt chuẩn quốc tế phục vụ việc lưu trữ và vận hành phần mềm.
• Kết nối trực tiếp với API của các sàn thương mại điện tử do Khách hàng chủ động thiết lập kết nối.
• Khi có yêu cầu bằng văn bản từ các cơ quan quản lý nhà nước, Cơ quan Điều tra hoặc Tòa án theo quy định của pháp luật Việt Nam. Do đặc thù vận hành của phần mềm quản lý bán hàng xuyên biên giới (như Amazon Mỹ, Châu Âu), dữ liệu có thể được xử lý qua các máy chủ lưu trữ an toàn đặt tại nước ngoài. Hemidi tuân thủ đầy đủ các thủ tục đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
• Nhằm hoàn tất quy trình xác thực, Selling Sync thực hiện kết nối hạ tầng truyền nhận dữ liệu (API) an toàn với hệ thống định danh điện tử của Bộ Công an hoặc đơn vị được ủy quyền hợp pháp để đối soát thông tin. Quá trình này được cam kết bảo mật tuyệt đối theo các tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn thông tin hiện hành và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Khách hàng có đầy đủ các quyền của chủ thể dữ liệu theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bao gồm: Quyền được biết, quyền đồng ý, quyền truy cập, quyền chỉnh sửa, quyền xóa dữ liệu, quyền rút lại sự đồng ý và quyền khiếu nại. Khách hàng có thể tự thực hiện việc kiểm tra, cập nhật thông tin trong trang quản trị tài khoản Selling Sync hoặc gửi yêu cầu chính thức đến email contact@hemidi.com. Bộ phận bảo mật của Hemidi sẽ xác minh danh tính và xử lý phản hồi yêu cầu của Khách hàng trong thời hạn 72 giờ làm việc.